「表」の情報項目を上手に洗い出すための視点

私は業務系システムエンジニア。この種の職業の人は、望む望まないにかかわらずExcelと仲良くならなければなりません。

Excelの表で管理するのは数値データだけではなく、様々な情報もまた管理します。

• 依頼管理台帳
• 不具合管理台帳
• QAリスト

などなど。やれ古臭い、やれレガシーだと言われているExcelですけど、なんだかんだで一覧表がでーんと展開される画面は便利なんですよね。

手軽に、かつ、漏れがないように情報管理したいのなら、とりあえずExcelは悪くない方法です。

今日は、そんなExcelで情報管理するときの、横軸に表される項目群を取捨選択するための、基準について書いてみます。

表作成の指示を受ける後輩くん

とあるシステムでデータベース関連の作業を行うと、 データベース関連の軽微なエラーが発生する状況下にありました。

これは元ネタにあるデータが悪いために起こるので、こちらとしてはいかんともしがたく、とりあえずは「無視していいエラー」として運用対応をしていました。

この作業を他チームに移管する必要があったのですが、もちろん「無視していいエラー」の一覧を作成して連携する必要があります。

というわけで、後輩くんに「無視していいエラーの一覧を作ってね」という指示が下りました。

それからしばらくして、私の元を訪れた後輩くんは弱り顔で私に言ってきました。

「どうしたらいいのでしょう？」

そこには「これをベースにしたらいいよ」と言って手渡された「依頼台帳」の表が、ほとんどそのまま残されていました。さすがに「エラー一覧」の表に「依頼者」とか「対応希望日」とかいらないですよね。

というわけで、後輩くんの表にツッコミを入れていきました。

表の目的意識をはっきりさせ、項目を整理する

そもそも、この表が何なのか、どういう使われ方をするのか、というイメージしなければなりません。

作業依頼台帳の場合、「作業を依頼する側が、担当チームに作業依頼を行う」ためのものです。

状況を固定することによって、どういう項目が必要か、ということが見えてきます。

作業依頼台帳ならば、「依頼者」「依頼日」「対応希望日」「作業内容」「対象となる場所（環境）」くらいは必要です。このとき「どの情報が最低限あれば作業は滞り無く進むか」という視点で選別します。足りなくても構いません。とりあえず作っておいて後から足せばいいのですから。

後輩くんが作るべき無視すべきエラー一覧の場合は「作業時にエラーが発生した場合、ユーザが確認する。表に記載されていれば無視し、記載がなければ問い合わせる」という状況で使われます。

ならば、「どの作業時」「エラーコード」「エラー内容」「エラーの原因」くらいは必要となります。

という内容をだらだらと喋りながら、後輩くんの目の前で「これはいらない、これ追加、これ変更」とてきぱき指示していると、表の内容が別物に変貌していきました。後輩くんの目も輝いています。「最初からかなり変わりましたね！　これいいです！」私も機嫌良さげにドヤ顔なわけですけど、まあ、依頼台帳からエラー一覧なので、そもそものゴールが異なるから違うのは当然なんですが（笑）

まとめると、以下のとおりです。

• 表を、誰がどの状況で確認するかをイメージする
• 作業が滞りなく進めるため、という視点で項目の取捨選択を行う

最後の確認は見る人の視点に立って

というわけで表の枠はできました。

ただ、表を作って終わり、というわけではありません。最後はちゃんとブラッシングして、きっちり磨き上げます。

まず表項目に無駄な部分、冗長な部分がないかを確認します。

項目はできるだけ少ないほうがいいです。可能であれば一画面に入るくらいをMAXにしたいです。

なぜなら、項目が多いと確認した人が怯むんですよね（笑）さらに画面からはみ出ていて横スクロール必須になると、心が折れます（笑）

というわけで、極力、表はコンパクトを目指します。

また、オートフィルタのかけやすさも考慮します。

「わかりました、エラーコードも書きますね！」と後輩くんは意気揚々と、エラー詳細にエラーコードを書いていましたが、それはやめさせて、エラーコードという項目を追加させました。

ユーザーは「ERR-100」が出ていれば、ERR-100が一覧にあるかを見たいはずです。「検索」する人もいれば「オートフィルタ」で絞る人もいるでしょう。オートフィルタで絞りやすい形式にしておくべきです。

最後に、項目の順番（何を左側に持っていくか）にも気を配ります。

人は左から目を走らせるので、当然、左から読んで読みやすいように、頭に入ってきやすいように並べていきます。

ただ、全てが綺麗に収まるわけではないんですよね。エラー一覧の場合も、「エラーコード」を前に持ってくるのか、「どの作業時」を前に持ってくるのか、悩みました。ユーザは最初にエラーコードを見るのか、作業を見るのか。

どっちもどっちですよね。おそらく、人によります。こういう場合、最後はえい！　やあ！　で決める以外にはないですね。

最後のチェックポイントをまとめると、以下のとおりです。

• 不要な項目を整理し、なるべくコンパクトに表をまとめる
• オートフィルタ対象になりうる項目は個別に切り出す
• 項目は左から順にわかりやすいよう、並べる

別に斬新なことでもないのですけど、意外とそういうイメージができない人もいるのだな、と思ってまとめました。